Offre d'emploi n° 16550400

Description du poste

Fondé en 1953, le Ciamt, Centre Inter-entreprises et Artisanal de santé au travail est une association (loi 1901) agréée par le Ministère du Travail. Notre mission est de promouvoir la santé et la sécurité des salariés à Paris et en Ile de France.

Composé de 365 collaborateurs, nos médecins du travail, infirmiers, équipes supports et intervenants en prévention des risques professionnels assurent le suivi de 28 000 adhérents, soit 439 000 salariés issus de tous secteurs d’activité.

MISSION PRINCIPALE

Manager de proximité ayant pour mission générale d’organiser, et coordonner les activités au sein d’un ou plusieurs centre(s) médical(aux). Le Responsable de centre est le N+1 des secrétaires médicaux, néanmoins son positionnement hiérarchique et ses fonctions lui permettent d’avoir une légitimité de coordination de tous les autres acteurs présents sur le centre (Consultants, ASST...).

MISSION 1 :

Gestion opérationnelle et logistique d’un centre médical Organiser et superviser l’activité du centre

Gérer les plannings des bureaux pour les consultants

Assurer les vacations en cas d’absence de secrétaire médicale

Traiter les demandes des adhérents et de leurs salariés Superviser les dossiers médicaux et du Dossier Médical Informatisé (DMI)

Veiller à la répartition équitable de la charge de travail Superviser les équipes médicales et transversales (équipe technique ASST…) tout en veillant à l’application des procédures

Contrôler la validation des vacations sur le logiciel métier

Répartir équitablement le temps dédié des secrétaires médicales entre les différents centres sous sa responsabilité

MISSION 2 :

Coordination et suivi des prestations de maintenance et de logistique d’un centre médical

Participer à l’élaboration du budget prévisionnel du ou des centres et gérer le budget du centre (caisse)

Assurer la gestion des achats et des services généraux : demandes de prestations, maintenance, révision des dispositifs, …

Veiller à l’application des mesures de sécurité (extincteurs, électricité, alarme, …)

Mettre à jour le cahier des procédures Gérer la transmission des documents internes (dossiers, …)

Gérer un parc auto selon le secteur (VL, PL).

Gérer les archives

MISSION 3 :

Interface avec le responsable opérationnel et les services supports

Gérer les ressources humaines et l’absence du personnel (arrêt maladie, congés…)

Participer au recrutement des Secrétaires Médicales, assurer le suivi du parcours d’intégration et des périodes d’essai

Former et intégrer les nouveaux collaborateurs

Planifier, réaliser et retranscrire les Entretiens Professionnels

Suivre l’avancée des missions ponctuelles et des objectifs

Effectuer des points réguliers avec ses équipes

Gérer les notes de frais

Transmettre les demandes d’examens complémentaires

MISSION 4 :

Assure le relais avec la Direction des Opérations et la Direction Générale

Animer ou coanimer les réunions de centres.

Participer aux groupes de travail, aux réunions, aux formations.

Participer à des rencontres avec les adhérents.

Assurer un reporting régulier auprès de la Direction des Opérations et/ou de la Direction Générale.

Veiller à la transmission, auprès des équipes, des informations et des direction

Formation : Niveau BAC + 3 Formation certifiante qualifiante

Expérience : 5 ans minimum

Savoirs

Le candidat doit être capable d'appréhender le cadre juridique et réglementaire de la Santé au Travail. Il est nécessaire qu'il sache déléguer les tâches de manière efficace, alerter et réorienter les demandes vers le bon interlocuteur. Il doit également maîtriser les logiciels métiers et posséder des compétences solides en communication verbale et rédactionnelle. De plus, il est attendu qu'il puisse transmettre les compétences liées au poste de Secrétaire médicale.

Savoir-être

Le candidat idéal devra démontrer de solides capacités managériales, notamment en gestion de conflits, et savoir prendre des décisions de manière autonome. Un esprit d'initiative est crucial, tout comme une bonne capacité de communication et une aptitude à l'écoute. Il est également important qu'il possède un esprit d'équipe, fasse preuve de rigueur et d'organisation, et ait une grande capacité d'adaptation. Enfin, le sens de la confidentialité est essentiel pour ce poste.

Attention des déplacements sont à prévoir : Antony , Rungis , Courtabeuf