Offre d'emploi n° 15507574

Description du poste

Forte de plus de 30 ans d’existence, l’Association La Compassion offre une large gamme de services d’hébergement et de soins destinée aux personnes âgées et gère, à ce jour 9 EHPAD, 2 SSIAD et 27 Résidences Autonomie, répartis sur 5 régions.

Animée par les valeurs de respect, de dignité et de solidarité, elle a à cœur de répondre aux besoins spécifiques de ses professionnels et de ses résidents et patients.

Dans le cadre d'un remplacement, La Compassion est à la recherche d'un(e) Secrétaire d'accueil pour son EHPAD, pour un contrat à durée déterminée à temps partiel.

En tant que Secrétaire d'Accueil, vous êtes en relation directe avec les intervenants extérieurs, les visiteurs, les familles, le personnel et les résidents. Vous assurez l’accueil des visiteurs, le standard et toutes les tâches relatives au secrétariat de l’établissement. Vous gérez les dossiers, la correspondance, la documentation, les prises de rendez vous et des services spécifiques à destination des résidents et du personnel.

Vos missions consistent à :

Tenir l’accueil et le standard de l’établissement

- Orienter les visiteurs

- Répondre aux demandes de renseignements

- Prendre les messages et les retransmettre au bon interlocuteur

- Gérer la messagerie électronique

Gérer les courriers entrants et sortants

- Enregistrer les courriers reçus, les retransmettre aux personnes concernées

- Assurer le classement information de toute la correspondance de l’établissement

- Mettre à jour le registre des recommandés

Suivre les dossiers administratifs des résidents

- Mettre en œuvre la procédure d’admission : envoi d’information, organisation des visites, gestion de la liste d’attente, enregistrement des pièces du dossier administratif

- Mettre à jour les dossiers administratifs des résidents jusqu’à leur sortie (dossier papier et informatique)

- Envoyer les factures aux familles, proches, tuteurs des résidents

- Gérer la partie administrative des décès des résidents

Suivre les dossiers administratifs des salariés :

- Gérer l’entrée des nouveaux salariés : édition du contrat et des documents d’embauche, enregistrement des pièces administratives

- Mettre à jour le registre unique du personnel et le registre des stagiaires

- Prendre les rendez-vous avec la médecine du travail

- Mettre à jour les dossiers administratifs des salariés (dossier papier et informatique)

- Programmer les visites médicales pour les salariés

- Saisir les déclarations d’accident du travail

- Rédiger les courriers de réponse aux candidatures et aux salariés selon les modèles types de courrier proposés

- Gérer les justificatifs d’absences

- Gérer les feuilles de congés payés

- Gérer les badges des salariés

Avantages : Mutuelle d'entreprise, chèques vacances, chèques cadeaux, récupération des jours fériés.

Titulaire d’un diplôme niveau BTS Administratif, commercial ou SP3S, vous êtes patient(e), organisé(e), à l'écoute et vous avez une aisance relationnelle.

Vous souhaitez intégrer une association investie, qui organise et gère ses maisons et ses services essentiellement orientés vers le bien-être de la personne ? N'hésitez plus et rejoignez notre équipe !