Offre d'emploi n° 15556795

Description du poste

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité de la DGS, le/la responsable du secrétariat général, pilote l'ensemble des missions et encadre une équipe de quatre personnes (deux assistantes de direction, une chargée d’accueil de l’hôtel de ville, un chef d’équipe des appariteurs), s'implique dans les tâches quotidiennes et apporte son expertise et sa dynamique. Les missions de ce poste sont tournées vers le bon fonctionnement de l'administration générale et sa bonne articulation avec le cabinet du Maire. Missions / conditions d'exercice Missions principales : • Organisation de la vie professionnelle et du secrétariat de la DGS • Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités • Assurer l'accueil téléphonique et physique • Recevoir, filtrer et transmettre les messages de toutes natures • Rappeler des informations importantes • Organiser et planifier des réunions (ordre du jour, transmission de documents...) • Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques: courriers, notes, rapports, relevé de décision, comptes-rendus, présentations... • Assister la DGS dans l'organisation et le suivi de certains projets • Organiser le classement et l'archivage des dossiers de la DGS Missions spécifiques: • Suivi et organisation les activités du secrétariat général • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat général • Suivre l'exécution budgétaire du service • Gérer les plannings et réservations des salles de réunions • Assurer la signature mécanisée sous le contrôle de la DGS • Veiller au circuit des parapheurs entrants/sortants • Gestion des parapheurs dématérialisés • Suivre le circuit des actes administratifs, arrêtés, décisions • Traitement des actes dématérialisés Management de l'équipe: • Vous encadrez et animez l’équipe (assistante de direction, chargée d'accueil et appariteurs)Vous coordonnez la réception, la diffusion et l'expédition du courrier • Vous supervisez l'organisation de l'accueil de l’hôtel de ville et du courrier • Vous accompagnez les assistantes de direction dans la gestion opérationnelle du service • Vous pilotez l'activité, gérer les priorités, définissez les objectifs et les projets • Vous contrôlez et ventilez le courrier " arrivée ", les fournitures administratives (signature de bons de commande et factures), le planning de remplacement du poste de chargée d'accueil et les courriers des services à la signature de la DGS, du Maire et des élus. • Vous accompagnez les membres de l'équipe • Vous réalisez les entretiens annuels professionnels • Vous diffusez et accompagner l'information Profils recherchés Vous êtes idéalement titulaire d'une formation supérieure de type Bac+3, vous avez une expérience significative en management et avez une connaissance des acteurs et/ou partenaires des collectivités territoriales. Vous savez hiérarchiser les priorités, planifier le travail d'un service et répartir les tâches.Vous êtes doté-e d'une capacité de communication, d'écoute, de dialogue et apportez des savoir-faire dans l'animation d'équipe. Connaissances et compétences techniques requises : • Faire preuve de discrétion et de confidentialité • Savoir être autonome et prendre des initiatives, • Savoir faire face aux imprévus et être capable de traiter différents sujets en même temps • Hiérarchiser les urgences pour optimiser son organisation • Rigueur professionnelle • Qualité relationnelle, • Diplomatie, disponibilité, réactivité • S’exprimer avec aisance • Rendre compte à sa hiérarchie • Respecter les consignes • Travailler en équipe (entraide et disponibilité)