Offre d'emploi n° 15856032

Description du poste

Le Crous de Bordeaux Aquitaine intervient dans le cadre de ses missions de service public pour l’amélioration des conditions de vie matérielle des 132.000 étudiant.e.s de l’académie de Bordeaux.

Établissement public doté de la personnalité morale et financière, le Crous gère les aides financières (32.000 boursiers.ères sur critères sociaux), une offre de restauration à tarification sociale équivalent à 3.000.000 de repas par an et un parc de 10.500 logements.

Doté d’un budget de 80 M€ (hors bourses sur critères sociaux), le Crous de Bordeaux Aquitaine emploie 700 personnels permanents et gère un patrimoine immobilier de plus de 300.000 m² de surfaces bâtis localisé sur la métropole bordelaise et les agglomérations d’Agen, Côte Basque-Adour, Dax, Mont-de-Marsan, Pau et Périgueux.

Mieux nous connaître : https://www.crous-bordeaux.fr/

Avantages :

• Contribution à la mutuelle
• Bonne conciliation vie personnelle et professionnelle
• Forfait mobilité durable
• Prise en charge à hauteur de 75% de l'abonnement transport
• Une carrière dynamique (mobilité interne, possibilités d'évolutions, accompagnement personnalisé pour évoluer dans sa carrière, formation continue)
• RTT
• Politique d'action sociale active en faveur des personnels et de leurs enfants

Le Crous de Bordeaux-Aquitaine recrute un.e secrétaire de direction!

Mission: Assurer le secrétariat de Direction du CROUS de Bordeaux (poste en binôme avec une autre secrétaire)

Principales activités:

• gestion des agendas de la direction générale (plannings, rendez-vous, déplacements…)

• gestion boite mail du secrétariat de direction, accueil physique et téléphonique

• rédaction et saisie informatique des courriers et documents administratifs, suivi du courrier entrant et sortant

• participation aux réunions de direction, prise de notes dans les réunions et rédaction des procès-verbaux des réunions

• organisation du conseil d’administration

• Suivi des congés des personnels administratifs

• organisation des évènements institutionnels (cérémonies, inauguration, visite, séminaires, fête du personnel, fête Arbre de Noël,…)

• suivi de dossiers de la direction (Dialogue de Gestion, …)

• transmission en interne et en externe des informations et des décisions

• rédaction des certificats administratifs, des états de frais, des ordres de mission ponctuels

• organisation du calendrier des entretiens professionnels de la direction

• mise à jour des délégations de signature, suivi état de signatures

• gestion des parapheurs électronique (administrateur, formation des usagers)

• mise à jour des documents internes et de l’intranet (mémento, listing contacts, calendriers prévisionnels)

• lettre interne (mise à jour du listing et envoi)

• gestion des demandes d'autorisations spéciales d'absence (ASA)

• gestion des demandes de réservation de salle

• gestion des archives de la direction

• rédaction des ordres de mission permanents

• Soutien administratif au service Santé et Sécurité au Travail (instance ) et aux chargés de mission

• suivi des enquêtes

• cellule de crise (organisation, suivi, compte rendu)

Modalités de recrutement:

Motif du recrutement: remplacement congés maternité

CDD du 3 mars au 25 juillet 2025

Rémunération: 1845 euros brut

Connaissances professionnelles spécifiques :

• maîtrise des outils bureautiques en particulier les logiciels WORD – EXCEL – POWER POINT – OUTLOOK, et logiciel CHRONOS

• maîtrise du courrier électronique et Internet, outils de la visioconférence

• maîtrise de l’expression orale et écrite (qualités rédactionnelles)

• formation initiale ou continue, ou expérience professionnelle correspondant au profil de poste

• techniques d’accueil téléphonique et d’accueil du public en général

Compétences comportementales :

Autonomie et aptitude à l’anticipation

Capacité à travailler en équipe

Adaptabilité pour faire face à des situations imprévues

Qualités relationnelles, discrétion, rigueur