Description du poste

Relais Vert est une société familiale et en pleine expansion (245 salariés). Nous sommes spécialistes du commerce de gros de produits bio depuis plus de 30 ans.
Tu souhaites rejoindre une équipe dynamique à taille humaine, avec des valeurs fortes ? Chez Relais Vert, l’humain est au cœur de nos préoccupations ! N’hésite pas à nous transmettre ton CV !

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) assistant administratif H / F pour notre site de Carpentras :

Pourquoi venir travailler chez Relais Vert ?

·         Rejoindre une entreprise à taille humaine

·         Intégrer une équipe avec une bonne cohésion de groupe

·         Profiter de nos avantages : mutuelle et prévoyance, titres restaurants, 20% de remise sur les produits vendus, Participation aux bénéfices de l’entreprise, avantages CSE

·         Diverses activités sociales et culturelles : séances d’ostéopathie dans l’entreprise, afterworks, diverses activités comme la Ruée des Fadas, concours sportifs, soirées au restaurant, salle de sport, salle gaming dans l’entreprise)

Avantages :

• Tickets restaurants
• RTT
• Plan d'épargne entreprise
• Mutuelle

Rattaché(e) à l’adjointe de direction, vos missions principales seront :

1. Assistanat de l’adjointe de direction

• Gestion quotidienne du secrétariat : gestion des mails, appels, organisation des réunions.

• Communication proactive et de confiance avec l’adjointe pour un suivi efficace des priorités et dossiers.

• Interface avec les différentes entités du groupe pour le suivi tarifaire, gestion des publicités annuelles, traitement des demandes d’avoir, accompagnement à l’utilisation de l’ERP et mise en place de process liés au service tarifs.

• Préparation de tableaux statistiques (CUBES) pour le pilotage.

• Classement et organisation documentaire.

• Réactivité dans la gestion des priorités et adaptation aux urgences.

2. Activités administratives et commerciales

• Mise à jour des matrices clients Excel (référencements, tarifs, visuels, fiches techniques).

• Gestion des demandes d’avoir et facturation liées aux écarts de prix.

• Analyse des performances des actions commerciales (RFA, remises, anniversaires) et transmission des résultats à la direction.

• Suivi et mise en œuvre des changements tarifaires, actualisation des grilles tout au long de l’année.

• Envoi des statistiques aux fournisseurs et facturation des prestations.

• Gestion des boîtes mails partagées.

• Coordination avec le service comptabilité pour garantir la cohérence des données.

3. Communication & supports

• Contribution à la conception des newsletters mensuelles (« Zoom sur... »).

• Participation à la mise en page du catalogue annuel, notamment la partie publicitaire.

• Relecture et vérification de la gazette mensuelle avant diffusion.

• Mise à jour annuelle des taxes spécifiques selon barèmes en vigueur.

• Veille à la qualité de la relation client : accompagnement et réponses aux demandes.

4. Activités spécifiques BIO POUR TOUS

Achats :

• Relations avec les services approvisionnements (Relais Vert, Satoriz, fournisseurs).

• Suivi des prix d’achat, dates d’application et cohérence avec les stocks.

Ventes :

• Mise à jour des prix de vente.

• Coordination avec les équipes approvisionnement et fournisseurs.

• Intervention ponctuelle en lien avec le SAV.

• Suivi des transports et gestion des relations avec les prestataires.

5. Informatique et amélioration continue

• Participation à l’optimisation des outils informatiques du service.

• Proposition d’améliorations pour les flux et modules informatiques internes.

Vous correspondez au profil que nous recherchons si vous êtes :

• Rigoureux(se), organisé(e) et méthodique

• Dynamique avec une attitude positive

• Doté(e) d’un véritable esprit d’équipe

• Excellent communicant avec de fortes qualités relationnelles

• Capable de prendre des initiatives

• Apte à gérer efficacement le stress

• Discret(ète) et respectueux(se) de la confidentialité des dossiers