Offre d'emploi n° 17181859

Description du poste

Description du poste

Au sein de secrétariat mutualisé des sous-directions SD3 et SD6, vous êtes en charge de l'assistance de deux sous-directions, en équipe avec deux autres assistantes. Vous êtes rattaché(e) aux deux sous-directrices.

Vous assurez plusieurs rôles :

1/ Accueil et d'aiguillage des agents et des invités :

- accueil physique des agent(e)s et interlocuteurs(trices) de la direction ;
- accueil des nouveaux(velles) arrivant(e) ;
- filtrage et transfert des appels téléphoniques.

2/ Transmission de connaissance et de relais d'information :

- formation/ pédagogie sur certains outils métiers (principalement notre outil de gestion documentaire / parapheur électronique Siged+) ;

- transmission et suivi des dossiers formalisés ;

- enregistrement et distribution des courriers quotidiennement collectés par le BDOAC ;

- capitalisation des connaissances : centralisation des fiches établies par les agents partants.

3/ Organisation et préparation des réunions pour l'encadrement des deux sous-directions :

- impression et consolidation des exemplaires papier des dossiers présentés à la Directrice du budget par les deux sous-directrices, leurs deux adjoint(e)s et les sept chef(fe)s de bureau ;

- préparation des réunions ;

- bonne tenue des réunions interministérielles (présence des bureaux, comptes-rendus).

4/ Archivage et de classement :

- distribuer, classer et archiver les courriers et documents.

5/ Gestion pro-active d'agenda :

- organiser les agendas en lien étroit avec les sous-directrices, dans un soucis d'optimisation de leurs déplacements, et de facilitation générale de leur travail

6/ Rôle de relecture :

- constitution, suivi et contrôle des dossiers dématérialisés (notes, etc.) / vérification et mise en forme des documents sur demande des sous-directrices, leurs deux adjoint(e) et des sept chef(fe)s de bureau.

7/ Rôle de relais RH :

- être le relais du BRH pour transmettre des informations, centraliser des demandes ou informer le BRH sur des thématiques variées. (ex : suivi RGPD, congés des agents, etc.) ;

- suivre les présences et les congés : les chef(fe)s de bureau et sous-directeurs peuvent déléguer dans SIRHIUS, sous leurs responsabilité, la gestion des congés de leurs agent(e)s. En consultant ou imprimant le planning d’équipe ou la liste de tâches, vous pouvez être amené(e) à suivre les demandes de congés pour relancer les valideurs ou demander aux agent(e)s de programmer leurs prévisions de congés.

Conditions d'exercice particulières

Vous travaillez en équipe, dans un secrétariat mutualisé en bureau partagé. Il peut y avoir ponctuellement des pics d'activité liés au calendrier budgétaire.

Vous êtes également susceptible d'assurer des missions pour d'autres secrétariats de la direction selon les besoins de la direction.

Vos avantages

Jusqu'à deux jours de télétravail par semaine (après une période d'intégration). Au ministère vous avez accès à des services pratiques (retouches, supérette, Poste), des activités culturelles et sportives, des facilités pour les parents (places en crèche, facilité d’horaires), l’accès à une médiathèque notamment.

Au sein de la direction, vous bénéficiez d’un accompagnement RH de proximité favorisant la réussite au concours et la réflexion sur le projet professionnel, et avez accès à un riche catalogue de formations (via l'IGPDE).

Description du profil recherché

Agent de catégorie B ou C expérimenté.

Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles pour interagir avec vos collègues et avec des interlocuteurs de tout niveau, et avez le sens du service et de l'équipe.

Vous êtes rigoureux(se), pro-actif(ve) et doté(e) d'une bonne autonomie.

Vous savez respecter la confidentialité des échanges et faire preuve de discrétion.

Vous avez un bon niveau de français (grammaire, orthographe) vous permettant d'avoir un œil avisé lors des relectures de notes.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (notamment la prise de rdv sous outlook) et logiciels métiers.

Enfin, vous avez à cœur de faciliter la vie professionnelle des deux sous-directrices et de leurs équipes dans un esprit constructif et êtes motivé(e) pour rejoindre notre environnement au cœur des décisions de l'État.

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Débutant