Offre d'emploi n° 17205371

Description du poste

Description du poste

Le (la) titulaire du poste sera chargé(e) d’assurer le secrétariat du chef du service des politiques macroéconomique et des affaires européennes. A ce titre, il/elle assurera les tâches suivantes :
- Assurer l’accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs et visiteurs ;
- Gérer l'agenda du chef de service ;
- Organiser réunions en présentiel ou au format hybride (audioconférences/visioconférences) et contribuer à la préparation d’évènements ;
- Organiser les déplacements du chef de service ;
- Collecter le courrier entrant et sortant, géré les plis classés ;
- Coordonner des dossiers avec le secrétariat du cabinet DG ainsi qu'avec tous les agents du service ;
- Assurer la transmission des notes ministre et des mémos, en cas de nécessité ;
- Autres tâches récurrentes.

En bonne entente avec les autres assistantes des sous-directions, il/elle assure l'intérim de manière occasionnelle pendant les absences et les congés et en cas de besoin.

Chaque agent de la DG Trésor doit partager les valeurs qui l'animent : l'engagement, l'ouverture, l'esprit d'équipe et la loyauté.

Principales activités :
- Contrôle, vérification
- Classement, archivage
- Secrétariat
- Information, accueil

Relations fonctionnelles :
- Les autres services de la direction
- Les agents du ministère
- les cabinets ministériels

Conditions d'exercice particulières

L’emploi proposé est soumis à une habilitation de sécurité pour la protection du secret de la défense nationale

Description du profil recherché

Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) polyvalent.e dôté.e d'un bon état d'esprit et démontrant une aisance relationnelle ainsi qu'un fort esprit d'équipe. Une grande rigueur est également attendue dans le suivi des dossiers et de la gestion des priorités. Il nécessite une maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et collaboratifs (audio et vidéo conférences).

Savoirs :
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Outlook, Word, Excel
- Langue anglaise
- Organisation, fonctionnement et missions de la direction
- Application collaborative de type sharepoint (Mélodie)

Savoir-faire :
- Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d’urgence
- Organiser et préparer les rendez-vous et déplacements
- Travailler en équipe
- Analyser et orienter les courriers
- Mettre en œuvre les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être :
- Rigueur, réactivité
- Capacité d’initiative, autonomie
- Sens de la confidentialité
- Sens du relationnel, du travail en équipe
- Gestion du stress
- Disponibilité

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Introductif)