Offre d'emploi n° 17592198

Description du poste

Description du poste

Les secrétariats du SFE sont organisés en trois pôles de secrétariats mutualisés placés sous l’autorité directe du responsable des affaires générales.

L’offre de poste concerne un poste au sein du pôle de secrétariats ASSUR Direction PAESF. Ce pôle est composé de 3 assistantes. Le ou la titulaire du poste assurera ses fonctions pour le sous-directeur de la sous-direction ASSUR ainsi que - en binôme avec son assistante - pour le chef de service et, en tant que de besoin - pour les chefs des bureaux ASSUR 1, ASSUR2 et BESSII.

Le (la) titulaire du poste aura en charge :

- l'accueil téléphonique et des visiteurs ;
- la tenue des agendas, la prise et l'organisation des rendez-vous ;
- l'organisation des événements et réunions en présentiel et à distance (audio et vidéo conférences) ;
- l'installation des nouveaux arrivants dans la sous-direction dans le cadre du dispositif d'accueil de la direction et certaines formalités dans le cadre du départ des collaborateurs ;
- le suivi des congés des agents de la sous-direction ASSUR
- la gestion des déplacements (dossiers de missions) pour le sous-directeur et le chef du bureau ASSUR 3
- l'appui aux cadres sur la constitution et l'élaboration des dossiers (reprographie) ;
- La gestion et le suivi des notes produites, l'archivage papier et numérique des dossiers du Secrétariat Général ;
- le suivi comptable de certaines dépenses.

Chaque agent de la DG doit partager les valeurs qui l’animent : l’engagement, l’ouverture, l’esprit d’équipe et la loyauté.

Principales activités :
Gestion des agendas, réservation de salles, accueil de visiteurs, classement, archivage, gestion de procédures

Relations fonctionnelles :
Les autres services de la direction, des organismes étrangers, les agents du ministère, les autres directions, les cabinets ministériels, d'autres ministères, des établissements publics, le secteur privé, les managers et leurs collaborateurs, les assistantes de la direction, le BcVie, le DSI, etc.

Conditions d'exercice particulières

Poste soumis à habilitation du HFDS.

Description du profil recherché

Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) polyvalente démontrant une aisance relationnelle et un fort esprit d'équipe, ainsi qu'une grande rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités. Il nécessite une maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et collaboratifs (audio et vidéo conférences).

Savoirs :
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Outlook, Word, Excel
- Organisation, fonctionnement et missions de la direction
- Application collaborative de type SharePoint (Mélodie)

Savoir-faire :
- Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d’urgence
- Organiser et préparer les rendez-vous et déplacements
- Travailler en équipe
- Analyser et orienter les courriers
- Mettre en œuvre les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être :
- Rigueur, réactivité
- Capacité d’initiative, autonomie
- Sens de la confidentialité
- Sens du relationnel, du travail en équipe
- Gestion du stress

Temps Plein

Oui

Autres

Poste ouvrant droit à la NBI

Non

Compétences candidat

Compétences

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Seuil)