Offre d'emploi n° 17704495

Description du poste

L'Institut national de l'information géographique et forestière (IGN) est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle des ministères chargés de l'écologie et de la forêt. Sa vocation est de produire et diffuser des données (open data) et des représentations (cartes en ligne et papier, géovisualisation) de référence relatives à la connaissance du territoire national et des forêts françaises ainsi qu'à leur évolution.
Grâce à son école d'ingénieurs, l'ENSG-Géomatique , et à ses équipes de recherche pluridisciplinaires, l'institut cultive un potentiel d'innovation de haut niveau dans plusieurs domaines (géodésie, forêt, photogrammétrie, intelligence artificielle, analyse spatiale, visualisation 3D, etc.).
Contexte
La direction des données, des cartes, de la forêt et des territoires (DDC) est la direction de l'IGN chargée de la production des données géographiques et forestières, des cartes et de leur diffusion. Ces productions sont faites au titre des missions statutaires de l'IGN ou au titre de projets d'appui aux politiques publiques. A cette fin, elle mobilise des capacités de production propres, y compris en mobilisant des moyens innovants, de la sous-traitance et des partenariats collaboratifs. Elle est responsable de la qualité des productions et de leur adéquation aux besoins.
Le service de la cartographie, de la diffusion du patrimoine (SCDP) est chargé de sauvegarder, stocker, archiver et mettre à disposition en vue de la diffusion les données souveraines, de référence, les patrimoines numériques, photographiques et cartographiques, les produits diffusés par l'IGN. Il conserve les instruments anciens. Il entretient les fonds cartographiques de référence et dérivés, il produit périodiquement des bases de données dérivées, il produit et édite des images, des pyramides écran et des cartes imprimées. Il assure l'impression, la finition et le façonnage des cartes. Il participe à la production numérique de référentiels ou de projets prioritaires.
Le service regroupe environ 110 agents permanents, réparties en huit unités et sur deux sites : Saint-Mandé (94) et Villefranche-sur-Cher (41).
Le Service Vecteurs et 3D (SV3D) a pour mission d'organiser la production et la mise à jour des référentiels vecteurs et de participer à leur production, de produire et mettre à jour les référentiels altimétriques et 3D, de développer et mettre en œuvre les processus collaboratifs d'entretien et d'enrichissement des données. Il assure le pilotage fonctionnel des productions de référentiels effectuées dans les directions territoriales ainsi qu'au DT-NOOM, apporte une expertise à la DP et des capacités en formation à l'ENSG et effectue ponctuellement des prestations à façon dans ses domaines de compétences. Le SV3D assure le pilotage opérationnel du projet lidar HD. Le service compte environ 130 agents.
Missions
L'assistant.e du service assiste le management des services dans la gestion du personnel, l'organisation logistique (notamment les déplacements des agents) et la communication interne. Il/Elle prend en charge l'archivage électronique des documents, peut également appuyer le management du service pour d'autres missions transverses, en particulier un appui aux missions de bureau économique du service de la cartographie, de la diffusion du patrimoine.
Les missions principales :

• Réaliser les missions d'un secrétariat (accueil, courrier, prise de rendez-vous téléphonique, organisation de réunions, mise à jour de l'organigramme et de la base agents du service , préparation/diffusion/archivage des comptes-rendus, gestion documentaire du service...)
• Contribuer en appui aux chefs de service et aux chefs d'unité à la gestion et au suivi administratif du personnel (suivi des effectifs, de la pointeuse, de la gestion des congés, des déclarations de temps)
• Préparer et assurer la gestion administrative des demandes d'achats jusqu'aux dossiers de liquidations pour le service de la cartographie, de la diffusion du patrimoine
• Organiser les déplacements des agents (préparation des ordres de mission, réservations hébergements et transports ...)
• Participer la communication des services (mise à jour des intranets : infos générales, trombinoscope)
• Réaliser des recettes administratives si nécessaire

Profil recherché
Vous êtes intéressé-e par l'information géographique, le numérique, et avez le sens de l'intérêt général et du service.
Vous avez de l'expérience en secrétariat et rédaction de documents professionnels (courriers administratifs, comptes rendus, notes de service).
Vous êtes reconnu-e pour votre savoir faire en matière de diffusion de l'information de manière ascendante, descendante, transversale, en interne et en externe.
Vous êtes polyvalent-e, autonome et possédez une grande capacité d'adaptation et de réactivité.
Alors rejoignez nous
Voici dans le détail les compétences attendues :
Compétences techniques

• Savoir gérer un agenda, un planning
• Savoir rédiger des documents professionnels (comptes rendus, notes, courriers, rapports, cahier des charges...)
• Savoir filtrer et orienter l'information
• Savoir assurer la gestion de l'accueil, des appels et des messages téléphoniques du service
• Maîtriser les outils bureautiques
• Savoir organiser l'archivage et le classement des documents

Compétences organisationnelles

• Savoir respecter les délais et les procédures
• Savoir faire preuve de rigueur dans son travail
• Savoir aller chercher l'information auprès des personnes ressources, centraliser et transmettre l'information
• Savoir se tenir informé de l'actualité de l'établissement et de son environnement professionnel

Compétences relationnelles

• Savoir collaborer et travailler en équipe en entretenant de bonnes relations
• Être capable d'établir un contact efficace et adapté aux différents interlocuteurs
• Savoir communiquer efficacement en pratiquant l'écoute active et faire preuve de discrétion et de réserve

Conditions particulières
Télétravail possible maximum 1 journée par semaine
Atouts de l'environnement de travail
En rejoignant l'IGN, vous travaillerez en équipe, dans une structure à taille humaine, riche de la diversité de ses métiers.
Le poste est en contact avec de nombreuses personnes, sur des thématiques variées.
Proche du bois de Vincennes, l'IGN dispose d'un environnement agréable et sa position stratégique aux portes de Paris est un atout avec plusieurs possibilités d'accès à proximité (métro ligne1, RER A Vincennes, Bus, vélo).
Équipements sportifs disponibles sur site, associations culturelles et sportives au sein de l'IGN, restauration d'entreprise.
Contact
Camille SALOU, cheffe du SCDP, ,
Sébastien SAUR, chef adjoint du SV3D, ,

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