Offre d'emploi n° 17791962
[IRJS]Gestionnaire administrative
Type de contrat : CDI
Localisation : Seine-Maritime - Paris
Entreprise : UNIVERSITE PARIS 1 PANTHEON SORBONNE
Fonction : Commercial - Vente
Publiée le 03/12/2025
Expérience souhaitée : 1 à 2 ans
Niveau d'études souhaité : Bac / Bac Pro
Description du poste
Gestion administrative de départements, coordination pour les évènements scientifiques et responsabilité de deux salles de documentation.<br> Gestion administrative : g estion du courier, des appels, de la boîte mail des départements ; réapprovisionnement des fournitures, suivi de l'entretien des locaux ; archivage ; collecte et verification des informations ; recherche et réservation de salles ; participation à la réalisation de divers rapports et comptes-rendu (type HCERES) ; accueil des intervenants, invités, enseignants invités, doctorants, étudiants ; traitement et le suivi des dossiers de demande d'accueil des chercheurs étrangers ; préparation et suivi du budget prévisionnel en lien avec la responsable administrative de l'IRJS ; suivi des colloques sur la plateforme sciencesconf etc<br> Coordination des activités liées aux évènements organisés par les deux départements et l'IRJS : creation fiche agent, gestion des déplacements en France et à l'étranger, coordination logistique des colloques au Panthéon et sites voisins, en lien avec les services du Panthéon et les prestataires extérieurs de l'évènement ; création et gestion des liens zoom ; organisation des transports, de l'hébergement et de la restauration, création et diffusion de plan d'accès au site etc<br> Gestion des deux Centres de documentation du SOFFIP et du SERDEAUT : reception, réfèrencement et archivage des ouvrages et revues ; gestion des reliures (demandes de devis et suivi des commandes)
COMPETENCES :<br> • Connaître l'organisation et le fonctionnement d'ensemble de l'établissement et les activités d 'un laboratoire de recherche.<br> • Maîtriser le pack office<br> • Savoir rendre compte de son activité et alerter sa hiérarchie.<br> • Gérer la confidentialité des informations et des données.<br> • Savoir appliquer la réglementation du domaine concerné et respecter les procédures.<br> • Savoir exploiter les informations : trier, hiérarchiser, classer.<br> • Savoir s 'exprimer correctement à l'oral et à l 'écrit.<br> • Savoir utiliser les modes de communication écrites ou orales<br> • Posséder de bonnes qualités relationnelles<br> <br> <br> SAVOIRS REQUIS :<br> - Être opérationnel rapidement<br> - Capacité d'adaptation et aptitude au changement.<br> - Rigueur, forte implication et autonomie<br> - Réactivité et anticipation<br> - Esprit d'équipe<br> - Goût prononcé pour les relations humaines et des qualités relationnelles permettant d'évoluer harmonieusement dans un environnement collectif
<p>L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.</p> <p>Implantée sur 25 sites parisiens et franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an répartis en 10 unités de formation et de recherche, 4 instituts, 37 unités de recherche ainsi que 10 écoles doctorales et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université compte 2600 personnels dont 1200 personnels BIATSS et 1400 personnels enseignants. Son budget annuel s’élève à plus de 220 millions d’euros.</p> <p>Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l’administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société.</p> <p>L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne engagée dans plusieurs projets stratégiques : sa Fondation universitaire, la stratégie d’alliance avec Sorbonne Alliance (Paris 1, ESCP Business School, université Sorbonne Nouvelle), le Campus Condorcet, son projet d’Université européenne UNA EUROPA, les projets Sorb’Rising (PIA 4 « Excellences ») et RAMPE (appel à projets ASDESR), la labellisation HRS4R obtenue en 2021.</p> <p> </p>