Offre d'emploi n° 17841932

Description du poste

Basée dans le Morbihan, l'association Kervihan est engagée depuis 50 ans au service des personnes en situation de handicap et des personnes atteintes de maladies neuro-évolutives. Elle les accompagne dans leur parcours de vie et de santé afin de favoriser leur développement personnel, leur épanouissement et leur insertion sociale.

10 établissements et services : IME, SESSAD, EAM et EHPAD

340 personnes accompagnées

400 professionnels

Avantages :

• Avantages CSE : chèques cadeaux, chèques vacances, chèques culture
• période d'intégration
• forfait mobilité
• Mutuelle prise en charge à 60% par l'employeur

Ambassadeur.drice de l’image associative, vous êtes responsable de l’accueil physique et téléphonique de l'EHPAD. En outre, vous secondez la cheffe de service  dans ses missions administratives. À ce titre et par délégation ponctuelle ou permanente, vous êtes responsable de la rédaction, de la mise en forme et du classement de tous les documents nécessaires au fonctionnement de la structure. vous veillerez également à la transmission, par tout moyen à votre disposition, des informations relatives au fonctionnement de l’établissement.

Tâches principales :

• Accueil physique et téléphonique des résidents, familles, visiteurs et partenaires

• Responsable de la gestion du courrier

• Gestion administrative des dossiers résidents et des professionnels : créer, suivre et archiver les dossiers administratifs des résidents, mise à jour des informations relatives aux admissions, séjours temporaires, accueil de jour et sorties, préparer et classer les documents nécessaires à la facturation, veiller à la conformité, à la confidentialité et à la bonne traçabilité des dossiers, saisir et mettre à jour les données administratives, médicales et financières liées aux résidents, recueil et tenue à jour des convocations ordre du jour et compte rendu du CVS.

• Dossier ressources humaines : recueil et transmission des éléments nécessaires au recrutement

• Utilisation du logiciel de temps et de planning

• Responsable de la tenue de la caisse interne à l'établissement ou au service, recueillir, classer et vérifier les justificatifs des dépenses, garantir le respect des procédures de gestion et la sécurité des fonds.

• Lien avec les familles et les partenaires : assurer la transmission des informations administratives auprès des familles, entretenir des relations professionnelles de qualité avec les organismes partenaires, appuyer l’organisation de réunions ou d’événements à destination des résidents et familles (CVS, fêtes, rencontres).

• Pilotage des achats alimentation et consommables : identifier les besoins, effectuer et suivre les commandes dans le respect des budgets et procédures internes, contrôler la réception et la conformité de livraison, classer et transmettre les bons de commande et livraison ainsi que les factures à la comptabilité

Nous recherchons une secrétaire engagée pour intégrer notre équipe au sein de notre EHPAD. Ce poste nécessite une solide expérience en secrétariat. Une expérience dans le secteur médico-social est un plus.

• Vous êtes diplômé(e) ou titulaire d’une formation qualifiante en secrétariat (Bac + 2 - Bac + 3).

• Une expérience significative dans le secteur médico-social (idéalement en EHPAD) serait un plus.

• Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et d’accueil, avec un excellent sens de l'organisation et de la gestion des priorités.

• Vous avez les compétences en classement et gestion documentaire (respect des normes de confidentialité et organisation des dossiers administratifs).

• Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques informatiques et des Nouvelles Techniques de Communication

• Vous disposez de connaissances de base en droit social et droit des usagers pour le traitement des demandes administratives et des relations avec les résidents et leurs familles.

  Informations complémentaires :

• Temps de travail : 28h00 hebdomadaire

• horaire de journée sur 4 jours entre le lundi et le vendredi

  Rejoignez notre équipe et contribuez à offrir un accompagnement de qualité aux résidents de notre EHPAD !"