Offre d'emploi n° 18397266

Description du poste

Le Pôle Léonard de Vinci est composé de 4 établissements d’enseignement supérieur délivrant des diplômes reconnus qui couvrent des champs disciplinaires complémentaires : une école de management, l’EMLV ; une école d’ingénieurs, l’ESILV, une école du digital, l’IIM et un centre de formation continue, De Vinci Executive Education. Celles-ci ont fait naitre de 3 centres de recherche : De Vinci Research Center (DVRC), l’Institute for Future Technologies (IFT) et l’Institut des Crypto-Actifs (ICA). En 2025, il compte 10 500 étudiants et apprenants au sein de ses 4 écoles, 24 000 diplômés et 490 collaborateurs. Créées en 1995, les écoles sont historiquement rassemblées sur Paris-La Défense, et depuis 2022 à Nantes, et dès septembre 2025 à Montpellier. Les campus s’organisent autour de valeurs communes que sont l’hybridation, la professionnalisation, l’internationalisation, l’ouverture sociale et le sport. L’hybridation est le résultat de la transversalité qui existe entre les écoles : cours & projets en commun, développement progressif et intensif des soft skills, incubateur, FabLab, vie associative, activités sportives, double-diplômes… Ingénieurs, managers, designers apprennent à vivre et à travailler ensemble au-delà des frontières de leur propre cursus. www.devinci.fr

Au sein de l’ESILV, école d’ingénieurs généraliste en forte dynamique de développement, l’internationalisation des parcours et la professionnalisation via les stages constituent des axes stratégiques majeurs.

Dans un remplacement de congés maternité, nous recrutons un(e) Assistant(e) Scolarité International & Stage. Un poste clé, au croisement des étudiants internationaux, des équipes pédagogiques et des entreprises partenaires.

Avantages :

• RTT
• Tickets restaurants
• Mutuelle
• Remboursement des transports à 75%

Vos missions

1) Piloter l’administration des filières internationales et des stages

Vous assurez la gestion des filières d’étudiants internationaux et garantissez le bon déroulement administratif des stages pour l’ensemble de l’ESILV :

• Mettre à jour les informations de scolarité dans le progiciel métier et assurer l’interface avec enseignants, intervenants et services Relations Internationales / Admissions Internationales

• Coordonner les acteurs stages (entreprises, tuteurs école/entreprise), ouvrir et fermer les sessions, affecter les tuteurs et veiller au respect des exigences légales

• Organiser les soutenances (cycle Master, Bachelors, MSc) et assurer un reporting fiable et rigoureux

2) Garantir la gestion académique et le suivi pédagogique

Véritable référent(e) pour vos filières, vous accompagnez les étudiants et contribuez à la qualité académique des programmes :

• Mettre à jour les dossiers, suivre les présences/absences, saisir les notes et éditer les bulletins

• Participer aux jurys et instances (recrutement, passage, diplôme, commissions internationales) et organiser certaines soutenances

• Suivre les notes de stage, mettre à jour les grilles d’évaluation et gérer les situations étudiants/entreprises en lien avec les responsables pédagogiques et la Direction

3) Contribuer à la communication et à l’amélioration continue

Acteur(rice) engagé(e) du service Scolarité, vous participez activement à son évolution :

• Diffuser les informations utiles aux étudiants et être à leur écoute au quotidien

• Produire des reportings qualitatifs et quantitatifs et contribuer à l’amélioration continue du service

• Collaborer étroitement avec les services transverses du Pôle

4) Participer au processus de diplomation

En lien avec la Responsable Scolarité, vous accompagnez les étapes clés de fin de parcours :

• Préparer et suivre les dossiers pré et post jurys

• Participer aux jurys et éditer les listes de diplômés

• Contribuer à l’édition et au suivi des diplômes

Vous contribuez activement au développement des filières internationales et à la qualité de l’expérience stage, en veillant au respect des délais stratégiques (soutenances, jurys, diplomation). Votre rôle participe directement à l’image et à l’excellence académique de l’ESILV.

Vous connaissez le fonctionnement de l’enseignement supérieur et les enjeux des échanges internationaux. Bilingue anglais/français, vous évoluez avec aisance dans un environnement multiculturel.

À l’aise avec le Pack Office (Excel notamment) et les environnements numériques, vous savez coordonner des activités pédagogiques dans un cadre exigeant et rythmé.

Organisé(e), rigoureux(se) et proactif(ve), vous appréciez le travail en équipe et savez faire preuve d’anticipation. Votre aisance relationnelle et votre capacité à accompagner et conseiller vos interlocuteurs feront la différence.

Fidèle à ses engagements en faveur de la diversité et de l’inclusion, le Pôle Léonard de Vinci veille à offrir un cadre de travail ouvert et bienveillant, où chacun peut s’épanouir pleinement. Ce poste est ouvert à toutes et tous. Nous accueillons avec attention les candidatures de personnes en situation de handicap et étudierons les solutions d’aménagement adaptées aux besoins spécifiques.

Ce poste est recruté dans le cadre d'un congé maternité, en CDD de 8 mois, à temps plein, basé à Paris La Défense – Courbevoie, et est à pourvoir dès que possible.