L’AEDE est une association qui accompagne des personnes en situation de handicap et favorise leur autonomie, leur inclusion et leur participation à la vie sociale et professionnelle.

Au sein de l’ESAT du Domaine Emmanuel, les travailleurs sont accompagnés dans le développement de leurs compétences et exercent différentes activités professionnelles. L’établissement regroupe trois services : espaces verts, conditionnement et couture-blanchisserie.

Dans le cadre du renouvellement de son équipe administrative, l’établissement recrute un(e) assistant(e) de direction afin d’assurer le suivi administratif des trois services et de contribuer à leur bon fonctionnement au quotidien.

En lien avec la direction et les chefs de service, vous assurez une fonction administrative polyvalente, avec une attention particulière portée au suivi des travailleurs, à la gestion commerciale et à la coordination des informations.

Gestion administrative des travailleurs

· Assurer le suivi quotidien des plannings des travailleurs des trois services.

· Saisir et actualiser les absences, congés, arrêts maladie et autres événements dans OCTIME.

· Préparer et vérifier les éléments variables nécessaires à la paie des travailleurs.

· Gérer les commandes de repas et assurer le suivi des effectifs, des prévisionnels et des ajustements.

· Tenir à jour les tableaux de suivi et assurer le classement et l’archivage des documents.

· Prise de RDV visites médicales

Gestion commerciale et facturation

· Établir les devis et assurer leur suivi.

· Préparer et éditer les bons de livraison (BL).

· Assurer la facturation des prestations et le suivi des envois.

· Suivre les retours clients, les factures non réceptionnées et les éventuelles régularisations.

· Utiliser les outils de facturation et assurer les transmissions nécessaires, notamment via Chorus.

· Entretenir les échanges administratifs avec les clients et les interlocuteurs des différents services.

· Mettre à jour les tableaux de suivi des devis, commandes et factures.

Secrétariat et gestion courante

· Assurer l’accueil téléphonique, réceptionner les appels et orienter les demandes.

· Gérer les boîtes mails de l’établissement et assurer le suivi des messages.

· Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et documents professionnels.

· Assurer le suivi du courrier et des documents administratifs.

· Organiser et suivre les dossiers courants en lien avec la direction et les chefs de service.

· Participer à la préparation de réunions et à la mise à jour de tableaux de bord.

· Assurer le suivi de certaines commandes et demandes administratives nécessaires au fonctionnement de l’établissement.

Vous disposez d’une formation en secrétariat (Diplôme de niveau BAC), secrétariat, gestion administrative ou d’une expérience significative sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word et Excel, et êtes à l’aise avec les logiciels de gestion administrative.

Vous faites preuve de rigueur, d’organisation et d’autonomie. Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, respecter les échéances et traiter les informations avec discrétion.

Vos qualités rédactionnelles, votre aisance relationnelle et votre capacité à travailler en lien avec différents interlocuteurs sont indispensables.

Une expérience dans le secteur médico-social ou en ESAT serait appréciée. La connaissance d’EIG et d’OCTIME constitue un atout, tout comme une expérience en facturation et en suivi des variables de paie.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre l’AEDE, c’est s’engager au quotidien auprès des personnes accompagnées, dans une démarche de bienveillance, de respect et de solidarité, en contribuant à leur autonomie et à leur épanouissement.

Vous occuperez un poste polyvalent et essentiel au fonctionnement de l’ESAT, en lien direct avec la direction, les chefs de service et les équipes.

Votre travail contribuera à sécuriser le suivi administratif des travailleurs, à faciliter le fonctionnement des ateliers et à assurer la qualité du service rendu aux clients et aux partenaires.